Service d'activation du nombre de pèlerins assigné à l'organisateur

Il s’agit de la procédure que doit suivre tout organisateur qui s’est déjà chargé d’organiser l’arrivée des pèlerins au cours des trois dernières années, et qui souhaite déposer une demande d’attribution du même nombre de pèlerins que les années précédentes :

A. Période de qualification :

1. Remplissage du formulaire de demande d’attribution d’un même nombre de pèlerins par l’organisateur (Formulaire 01).

2. Remplissage du formulaire d’information ayant trait à la partie autorisée à conclure les contrats le cas échéant (Formulaire 03).

3. Remplissage du formulaire de déclaration et d'engagement (Formulaire 04).

4. L’organisateur ayant organisé l’arrivée de pèlerins au cours de la saison 1427 du Hadj, pour un nombre de pèlerins supérieur à 450 et inférieur à 900, aura la possibilité d'organiser le voyage de 450 nouveaux pèlerins. S'il désire proposer ses services à un nombre supérieur de pèlerins, cela sera uniquement possible si le nombre des pèlerins en question est supérieur à 900 (et inférieur à 3000), sous réserve du respect des conditions relatives à l'augmentation de la part assignée telles qu’elles sont formulées dans la section « Service de demande d’une augmentation de la part assignée à l'organisateur ».

5. Le nombre minimum de pèlerins autorisé pour les compagnies organisant l'arrivée de pèlerins en provenance des pays suivants (États-Unis, Royaume-Uni, Allemagne, France, Australie) est de 150. Les compagnies dont le nombre de pèlerins est inférieur à 150 doivent se regrouper pour former des entités consolidées.

6. L'organisateur sera informé du résultat final.

7. En cas d’approbation, l’organisateur obtiendra le numéro d’approbation lui permettant de contacter l’Établissement de Tawafa concerné.

8. L’Établissement de Tawafa devra obtenir les noms des organisateurs approuvés pour préparer à l'avance le processus d'émission des cartes d’organisateurs.

9. On communiquera au ministère des Affaires étrangères la liste des organisateurs approuvés, de façon à ce qu‘un visa d'entrée dans le Royaume puisse être octroyé à chacun, pour leur permettre de mener à bonne exécution les contrats et accords en la matière.

B. Étapes de la conclusion des contrats et accords :

1. Prise de contact avec l'Établissement de Tawafa suite à l’obtention du numéro d'approbation.

2. Paiement des frais d’administration à l'Établissement.

3. Remise des documents officiels nécessaires à la demande auprès du service.

4. Réception de la carte d'organisateur.

5. Conclusion des contrats suivants :

· Contrat d’hébergement des pèlerins à La Mecque. (L'organisateur conclura les contrats d’hébergement eu égard au nombre total de pèlerins qui lui auront été assignés, et il devra s'assurer que les bâtiments loués ou les hôtels ont bien été approuvés par les autorités compétentes pour l'accueil des pèlerins, et que lesdits bâtiments ou hôtels respectent bien les dispositions des contrats individuels passés entre l'organisateur et ses pèlerins, conformément aux spécifications convenues. Lesdits contrats devront être approuvés par l'Établissement de Tawafa à la Mecque et seront par la suite certifiés par l’antenne du ministère du Hadj à la Mecque).

· Contrat d’hébergement des pèlerins à Médine. (L'organisateur conclura les contrats d’hébergement eu égard au nombre total de pèlerins qui lui auront été assignés, et il devra s'assurer que les bâtiments loués ou les hôtels ont bien été approuvés par les autorités compétentes pour l'accueil des pèlerins, et que lesdits bâtiments ou hôtels respectent bien les dispositions des contrats individuels passés entre l'organisateur et ses pèlerins, conformément aux spécifications convenues. Lesdits contrats devront être approuvés par l'Établissement national des guides de Médine et seront par la suite certifiés par l’antenne du ministère du Hadj à Médine).

· Contrat de prestation de services dans les lieux saints passé avec l'Établissement de Tawafa. (Lors de la conclusion de ce contrat, l'organisateur paiera une somme de 22,50 RS par pèlerin, garantie remboursable dont l'objectif est de confirmer le sérieux du contrat).

· Contrat de transport avec le Syndicat général des transports automobiles. (Lors de la conclusion de ce contrat, l'organisateur paiera une somme de 18 RS par pèlerin, garantie remboursable dont l'objectif est de confirmer le sérieux du contrat, et il devra s'abstenir de conclure tout contrat portant sur le transport des pèlerins qui ferait appel à d'autres moyens de transport que les bus fournis par le Syndicat général des transports automobiles).

· Contrat de prestation de services passé avec l’Office des agents réunis. (Lors de la conclusion de ce contrat, l'organisateur paiera tous les frais de service et de transport pour les pèlerins qui lui auront été assignés, avec un seul chèque pour le nombre total de pèlerins, et non pas par pèlerin individuel).

6. Si l’organisateur le désire, il pourra autoriser l'Établissement de Tawafa à la Mecque à exécuter les contrats de l’Office des agents réunis. Dans un tel cas, l’organisateur conviendra de remettre l'Établissement de Tawafa à la Mecque une somme qui sera déterminée pour ce service additionnel.

7. L’organisateur devra remettre le dossier contenant tous les contrats et accords à l'Établissement de Tawafa à la Mecque.C. Procédures d’obtention des visas :

1. Immatriculation des pèlerins arrivant sous l’égide de l’organisateur.

2. Apposition d’un code barre sur le passeport des pèlerins arrivant sous l’égide de l’organisateur.

3. Prise de contact avec l’Ambassade ou la Représentation du Royaume dans les délais stipulés par l’Ambassade pour l’accomplissement des procédures d’émission des visas.

4. Remise au ministère du Hadj, sous forme électronique, des informations ayant trait aux pèlerins arrivant sous l’égide de l’organisateur après l’émission de leur visa.