Conditions et consignes générales (compagnies de tourisme et agences de voyage)
Il s’agit des conditions qui doivent être remplies par l’organisateur, que ce soit en vue d’activer l’attribution du même nombre de pèlerins que les années précédentes ou d’augmenter la part qui lui est assignée. Elles permettent en outre de clarifier les consignes qui doivent être suivies par chaque organisateur désirant organiser des activités relatives à l’arrivée de pèlerins. Ces conditions et consignes sont les suivantes :
1. Remplissage du formulaire se rapportant au service requis.
2. Remplissage des formulaires de déclarations et d’engagements.
3. Paiement à l’Établissement de Tawafa des honoraires ayant trait aux services administratifs, selon les barèmes suivants :
- 500 RS pour chaque organisateur de la catégorie 50 à 450 pèlerins.
- 1000 RS pour chaque organisateur de la catégorie 900 pèlerins et plus.
4. Remise des documents officiels suivants :
· Une copie du registre des activités de l’organiseur émise par l’autorité compétente de son pays et certifiée par l’ambassade du Royaume de son pays.
· La preuve du statut de propriétaire de l’organisateur, certifiée par l’ambassade du Royaume de son pays.
· L’autorisation, le cas échéant, donnée au représentant de l’organisateur, d’effectuer toutes les démarches nécessaires à l’organisation de l’arrivée des pèlerins, laquelle autorisation devra être certifiée par l’ambassade du Royaume de son pays.
· Le formulaire de demande, dûment rempli et signé, auquel sera apposé le tampon de l’organisateur.
· Les formulaires de déclarations et d’engagements, dûment signés et portant le tampon de l’organisateur.
· Deux photographies de la personne autorisée à conclure les contrats et accords.
5. Remise d’une déclaration d’affiliation à l’IATA ou à toute organisation internationale agréée travaillant dans le même domaine pour une période n’excédant pas un an à compter de la date d’approbation de la demande.
6. S’abstenir de conclure des accords ou des contrats avec des pèlerins avant d’avoir obtenu l’approbation du ministère du Hadj eu égard au nombre assigné de pèlerins.
7. Finaliser la conclusion des contrats se rapportant aux services et à l’hébergement à La Mecque et à Médine pour le nombre total approuvé de pèlerins après obtention de la carte d’organisateur auprès de l’Établissement de Tawafa à La Mecque, dans les délais précisés par les consignes se rapportant à l’arrivée des pèlerins dont le voyage est organisé par des compagnies de tourisme et agences de voyage.
8. S’abstenir de conclure des contrats de prestation de services avec un Établissement de Tawafa autre que l’Établissement de Tawafa chargé des pèlerins de la nationalité du pays pour lequel le permis de travail a été obtenu.
9. S’abstenir de déléguer à quiconque d’un pays autre que celui de l’organisateur l’accomplissement des formalités ou la conclusion des contrats relevant de la responsabilité de l’organisateur.
10. Se conformer à la règle stipulant que le délégué ne peut pas représenter plus d’un organisateur à la fois.
11. Les compagnies de tourisme/agences de voyage individuelles ne sont pas autorisées à faire appel à deux organisateurs ou plus travaillant pour elles pour demander l’autorisation d’organiser des groupes séparés de pèlerins dans le même pays. En cas de violation de cette règle, la compagnie de tourisme/l’agence de voyage et tous les organisateurs rattachés à l’organisateur en question seront disqualifiés.
12. La date limite de voyage pour les pèlerins se rendant à Médine par voie terrestre avant de visiter les lieux saints est le soir du 26ème jour du mois de Dhul-Qi’dah. Au cas où les pèlerins souhaiteraient se rendre à Médine après cette date, ledit voyage ne pourra être effectué que par transport aérien et ne devra pas avoir lieu après le 2ème jour du mois de Dhul-Hijjah.
13. La date limite de voyage pour les pèlerins se rendant à Médine avant de visiter les lieux saints est le 5ème jour du mois de Dhul-Hijjah. Après cette date, les pèlerins devront aller à la résidence qui aura été préparée pour eux à La Mecque et il ne leur sera pas permis de se rendre directement dans les lieux saints.
14. Les dates d’arrivée et de départ des pèlerins devront être établies en fonction des dates stipulées dans les contrats de résidence passés pour le compte des pèlerins, que ce soit à La Mecque ou à Médine.
15. Au cas où l’organisateur cesserait d’organiser des voyages de groupes de pèlerins pendant toute saison du Hadj, s’il souhaite par la suite déposer une demande d’immatriculation, celle-ci sera considérée comme une nouvelle demande, à moins que la suspension de ses activités ait résulté de causes indépendantes de la volonté de l’organisateur, et que le ministère du Hadj considère comme acceptables les causes en question.
16. Le remplissage des formulaires de demande et les prises de contact avec les autorités concernées doivent se faire conformément aux indications du présent guide.